Планирование работы руководителя

Целеполагание - привычный инструмент управленца. Этот пункт, как правило, уже не вызывает вопросов. Однако просто поставить цели не достаточно, чтобы работа была выполнена в срок и надлежащего качества. Планирование работы руководителя - следующий этап после целеполагания.

Для этого необходимо:
- разбить цели на более мелкие задачи,
- определить ответственных за выполнение,
- распределить другие ресурсы, при необходимости,
- определить сроки выполнения
- и самое важное определить критерии оценивания: по каким показателям вы поймете что движетесь в нужном направлении и задачи выполняются, а вы приближаетесь к цели.

В качестве примера рассмотрим ситуацию:
Цель: Выполнить объем продаж на 2 400 000 руб. в ноябре.
Делим цель на более мелкие задачи, путем разбиения ее на каждого менеджера, а также разбиваем во времени по недельно:

Планирование финансовых показателей можно осуществлять «снизу», т.е. попросить составить планы на месяц самих менеджеров, и с учетом их видения составить собственный совокупный план отдела.
Необходимо учитывать, что менеджеры не всегда выполняют планы на 100%, поэтому планируйте на 20% выше реального, но не сильно завышайте, нереалистичные планы снижают мотивацию за него бороться.
В данном случае мы осуществили проектирование финансовых планов, однако для того, чтобы их выполнить необходимо спроектировать и организационные мероприятия, которые будут способствовать выполнению плана, например можно вот так:

План организационных мероприятий отдела
Руководитель: Никифорова Ольга
Месяц: ноябрь 2012

Для проектирования проектов можно использовать другие инструменты. Проектом может быть например: создание сайта, рекламная компания, написание книги и др

В этом случае для описания этапов проекта (проектирования работ) можно использовать:

1. карты памяти, инструмент давний, но последнее время стал особо популярным.  Для визуализации можно использовать Mindjet MindManager 2012, скачать бесплатную 30 дневную версию можно на сайте компании http://www.mindjet.com/?lang=en_EU

В центре карты рисуется наименование проекта, от него идет множество ответвлений, на которых изображаются отдельные задачи, в свою очередь эти задачи тоже можно разветвить на более мелкие подзадачи.

2. Дерево задач по сути это тоже схема, однако она более структурированная. Расположена она чаще с верху вниз и подразумевает выявление 3-4 основных задач, из которых будут вытекать подзадачи, которые в свою очередь будут детализироваться на более мелкие задачки.
Дерево задач считается более структурированной схемой:

3. диаграмма Ганта После того как задачи определены их можно также представить в виде полосовой диаграммы в которой слева перечислены все задачи, а справа вверху указаны временные промежутки (день, неделя, месяц и пр); далее заштриховываются полоски соответствующие длительности задачи:

Создание сайта:

вот другой пример диаграммы Ганта из приложения 1С v8.2

Для диаграммы Ганта часто используют MS Project или более профессиональную версию Primavera Project Planner, но для небольших проектов и небольших проектных команд вполне  достаточно MS Excel