Планирование работы руководителя
Целеполагание — привычный инструмент управленца. Этот пункт, как правило, уже не вызывает вопросов. Однако просто поставить цели не достаточно, чтобы работа была выполнена в срок и надлежащего качества. Планирование работы руководителя — следующий этап после целеполагания.
Для этого необходимо:
— разбить цели на более мелкие задачи;
— определить ответственных за выполнение;
— распределить другие ресурсы, при необходимости;
— определить сроки выполнения;
— и самое важное определить критерии оценивания: по каким показателям вы поймете, что движетесь в нужном направлении и задачи выполняются, а вы приближаетесь к цели.
В качестве примера рассмотрим ситуацию:
Цель: Выполнить объем продаж на 2 400 000 руб. в ноябре.
Делим цель на более мелкие задачи, путем разбиения ее на каждого менеджера, а также разбиваем во времени по недельно:
| ФИО | Неделя 1 | Неделя 2 | Неделя 3 | Неделя 4 | |
| 1 | Иванова И.И. | 100 000р | 100 000р | 100 000р | 100 000р |
| 2 | Пертова П.П. | 150 000р | 150 000р | 200 000р | 200 000р |
| 3 | Сидоров С.С. | 200 000р | 200 000р | 250 000р | 250 000р |
| 4 | Васечкин В. В. | 50 000р | 100 000р | 100 000р | 150 000р |
| ИТОГО | 500 000р | 550 000р | 650 000р | 700 000р | |
| Всего за месяц | 2 400 000р | ||||
Планирование финансовых показателей можно осуществлять «снизу», т.е. попросить составить планы на месяц самих менеджеров, и с учетом их видения составить собственный совокупный план отдела.
Необходимо учитывать, что менеджеры не всегда выполняют планы на 100%, поэтому планируйте на 20% выше реального, но не сильно завышайте, нереалистичные планы снижают мотивацию за него бороться.
В данном случае мы осуществили проектирование финансовых планов, однако для того, чтобы их выполнить необходимо спроектировать и организационные мероприятия, которые будут способствовать выполнению плана, например можно вот так:
План организационных мероприятий отдела
Руководитель: Никифорова Ольга
Месяц: ноябрь 2012
Для проектирования проектов можно использовать другие инструменты. Проектом может быть например: создание сайта, рекламная компания, написание книги и др.
В этом случае для описания этапов проекта (проектирования работ) можно использовать:
- Карты памяти, инструмент давний, но последнее время стал особо популярным. Для визуализации можно использовать Mindjet MindManager 2012, скачать бесплатную 30 дневную версию можно на сайте компании http://www.mindjet.com/?lang=en_EU.
В центре карты рисуется наименование проекта, от него идет множество ответвлений, на которых изображаются отдельные задачи, в свою очередь эти задачи тоже можно разветвить на более мелкие подзадачи.
2. Дерево задач по сути это тоже схема, однако она более структурированная. Расположена она чаще с верху вниз и подразумевает выявление 3-4 основных задач, из которых будут вытекать подзадачи, которые в свою очередь будут детализироваться на более мелкие задачки.
Дерево задач считается более структурированной схемой:
3. Диаграмма Ганта После того как задачи определены их можно также представить в виде полосовой диаграммы в которой слева перечислены все задачи, а справа вверху указаны временные промежутки (день, неделя, месяц и пр.); далее заштриховываются полоски соответствующие длительности задачи:
Создание сайта:
Вот другой пример диаграммы Ганта из приложения 1С v8.2
Для диаграммы Ганта часто используют MS Project или более профессиональную версию Primavera Project Planner, но для небольших проектов и небольших проектных команд вполне достаточно MS Excel.