KPI для менеджеров
Как рассчитать KPI и внедрить в работу отдела продаж
KPI – key performance indicators – ключевые показатели результативности и эффективности специалистов по продажам.
Формула результативности
Р = Ф / П * 100%, где
Р — Результативность
Ф — Факт
П — План
Формула эффективности
Э = Р / З * 100%, где
Э — Эффективность
Р — Результат
З — Затраты
KPI для сотрудника отдела продаж могут быть как показателям результативности, так и показателями эффективности, поэтому, в определении даны оба критерия.
Цель внедрения KPI
Для чего необходимо использовать ключевые показатели результативности и эффективности в отделе продаж?
Цель – увеличить продажи, удерживать высокую мотивацию персонала на новые достижения.
KPI специалистов по продажам одновременно решают несколько задач. Они помогают в:
- Планировании продаж.
- Мотивации менеджеров по продажам.
- Контроле и мониторинге за результатами работы сотрудников.
- Анализе и оценке результатов работы менеджеров по продажам.
KPI в планировании и мотивации тесно связаны между собой. В ежемесячной постановке планов продаж есть обязательные показатели, чаще всего это:
- объем продаж в рублях и количество продаж
или
- объем отгруженной продукции и сумма поступивших денег
или
- сумма полученной маржинальной прибыли.
От того, насколько процентов специалист выполнил план продаж зависит его доход. Система мотивации привязана к показателям выполнения плана продаж.
Связующим звеном между планами продаж и вознаграждением сотрудников являются KPI. Например, план продаж менеджера – 1 млн. руб.
Предварительно мы провели расчет сколько расходов понесет компания при продаже на 1 млн. руб. и какова маржинальная прибыль. Вычли заработную плату сотрудника, налоги. Если менеджер выполнит план на 100%, он заработает для компании 200 тыс. руб. чистой прибыли. Это ОК.
Однако, если специалист не выполнит план и продаст всего на 500000 руб., то компания уйдет в минус – вместо прибыли возникнут убытки.
Определили точку безубыточности: минимальный объем продаж на одного сотрудника – 700000 руб. В этом случае менеджер по продажам покроет все расходы на офис, логистику, налоги, з/п и компания выйдете в ноль.
При выставлении KPI для менеджеров по продажам и привязке их к вознаграждению сотрудника необходимо учесть эти факторы.
Таким образом, план продаж из расчета 1 млн. руб. – это и есть KPI по продажам. А размер вознаграждения, привязанный к выполнению плана продаж – это KPI системы мотивации специалиста по продажам.
Одна из самых распространенных формул заработной платы:
Заработная плата = оклад + премия (бонус)
Размер оклада – неизменный, а премия рассчитывается, исходя из процентов выполнения плана. См. таблицу №1.
Таблица №1. KPI менеджера по продажам
| Выполнение плана продаж за период, % | Размер вознаграждения в % от объема продаж за период | Сумма бонусного вознаграждения, руб |
| более 110 | 10 | от 111000 |
| 106-110 | 8 | 84800-88000 |
| 100 -105 | 7 | 70000-73500 |
| 90-99 | 6 | 54000-59400 |
| 80-89 | 5 | 40000- 4400 |
| менее 70 | 0 | 0 |
Это самый простой расчет системы KPI для сотрудников.
KPI в системе планирования и мотивации продавцов
Вы можете значительно расширить влияние KPI на результативность работы менеджера, если добавите другие значения KPI. Для этого:
1. Оцените, какие еще цели и задачи стоят перед бизнесом.
Например, вы хотите привлечь больше новых клиентов.
2. Дополните зарплатную формулу новыми показателями:
Привлечь 5 новых клиентов за месяц.
Если специалист выполнит этот норматив он получит бонус, если не выполнит – не получит.
Или
Увеличить продажи по существующей базе клиентов на 10%.
3. Внесите в таблицу новые показатели деятельности.
Только выберите именно те, что важны и уместны для вашей компании, ваших менеджеров.
- Дебиторская задолженность
- Увеличение среднего чека
- Продажа новых продуктов
- Охват новой территории
Не вводите слишком много показателей. Вы не сможете их качественно контролировать, а работники не смогут их выполнить и получить бонусы.
Вводимые показатели должны быть в зоне ответственности сотрудников отдела продаж, чтобы влиять на уровень их мотивации.
KPI – это гибкий инструмент. Вы можете менять их в зависимости от потребностей бизнеса, периода времени.
Откуда брать деньги на вознаграждение по дополнительным KPI?
Вы не должны нести доп. расходы по новым KPI, для этого есть три варианта расчета KPI.
1. Фиксированный бонусный фонд
Определите сумму, которую готовы потратить на бонусы и распределите по показателям. Только озвучьте заранее размеры вознаграждения.
Примерный расчет: бонусный фонд – 80000 руб.
На план продаж – 50000 руб. в зависимости от % выполнения плана продаж.
На привлечение 5 новых клиентов – 20000 руб.
На сокращение просроченной дебиторской задолженности – 10000 руб.
Итого: максимальный бонус менеджера – 80 000 руб;
Плюсы данной системы KPI: у вас не будет перерасхода средств, вы точно знаете сумму затрат на бонусы.
Минусы системы: менеджеры видят ограничение в доходе и теряют мотивацию на сверхрезультат.
2. Бонусный фонд зарабатывает сам менеджер
Отправная точка – выполнение плана продаж. Используйте данные Таблицы № 1. KPI специалиста по продажам. И в конце месяца рассчитывайте какой бонусный фонд создал себе менеджер, в зависимости от % выполнения плана продаж.
Из заработанной суммы расчет KPI будет следующим:
За выполнение плана продаж – 50% от общей суммы бонуса.
За привлечение 5 новых клиентов – 30% от общей суммы бонуса.
За сокращение просроченной дебиторской задолженности – 20%.
Общий доход менеджера зависит от его активности и объема продаж.
Плюсы этой системы KPI: высокая мотивация работников, так как создается иллюзия неограниченного дохода.
Минусы системы: сложно заранее понять на какой объем выйдет сотрудник.
И если объем продаж будет ниже 70% – призовой фонд не образуется, другие бонусы не выплачиваются, даже если показатели выполнены. Это демотивирует продавцов.
3. Раздельный бюджет на KPI и факт продаж
Выделяется отдельный премиальный бюджет на дополнительные KPI. А размер процентов премии от продаж уменьшается.
В Таблице № 1 указан максимальный процент вознаграждения – 10%. В данном расчете уменьшили этот процент до 5%. Но выделили конкуретную сумму на оплату дополнительных KPI.
Например, 40000 руб. распределяются:
- За привлечение 5 новых клиентов – 10000 руб.
- За уменьшение просроченной дебиторской задолженности – 10000 руб.
- За продажу товаров с ограниченным сроком годности на 100000 руб – 10000 руб.
- За продажу новинок на 100000 руб. – 10000 руб.
Если какой-то из показателей специалист не выполнит, то бонус по этому показателю не получит, а по другим получит.
Плюсы данной системы KPI: не возникает противоречий, если менеджер не выполнит план и не заработает призовой фонд. Если другие показатели выполнит, он все равно получит бонус. Это мотивирует продавцов.
Минусы: если сотрудник продаст менее точки безубыточности, а другие показатели выполнит, вам придется заплатить премию по другим показателям.
В данную систему мотивации часто включают KPI, которые сложно оценить. Например, самообразование или качественное заполнение CRM.
Такие критерии трудно поддаются оценке, в них много субъективных факторов. Если вы решили включить эти показатели в систему мотивации, то предварительно пропишите критерии оценки эффективности:
- Как контролировать результаты его самообразования.
- Как оценить в конце месяца: самообразовался менеджер или нет.
Процессные KPI
Еще одна группа KPI, которые важно планировать, контролировать, оценивать. Это группа качественных процессных показателей работы специалиста или конверсионные показатели.
Работа менеджеров по продажам делится на отдельные этапы, соответствующие воронке продаж.
- Получено заявок
- Проведено переговоров
- Отправлено КП
- Выставлено счетов
- Закрыто сделок
- Сумма поступивших денег
Это отдельная группа ключевых показателей, которые, как правило, не включают в зарплатную формулу, но им следует уделить отдельное внимание. Для действий продавцов по воронке продаж важно построить систему эталонных KPI. Об этом читайте в следующей статье.